會計

例如，管理層可以建立銷售目標，然後員工可以訂購適當數量的庫存。庫存命令通知會計部門的新應付款項。銷售在業務中進行，銷售過程中涉及的人員和部門可以包括以下內容：

1. 銷售人員將客戶訂單進入AIS。
2. 會計賬單或向客戶發送發票。
3. 倉庫組裝訂單。
4. 運輸部門向客戶發送訂單。

“會計”部門收到了一個新的應收賬款，這是來自客戶通常在30,60或90天內支付的客戶的IOU。

5. 客戶服務部門跟踪訂單和客戶出貨量。
6. 管理使用AIS創建銷售報告並執行成本分析，可以包括庫存，運輸和製造成本。

使用精心設計的AIS，組織內的每個人都可以訪問相同的系統並檢索相同的信息。AIS還在必要時簡化了向組織之外的人們報告信息的過程。

例如，顧問可能會通過查看成本數據，銷售數據和收入來利用AIS中的信息來分析公司定價結構的有效性。此外，審計師可以使用數據來評估公司的內部控制，財務狀況，以及遵守薩班斯-奧克斯利法案（SOX）.1

AIS應該旨在滿足將使用它的人的需求。該系統也應該易於使用並且應該改善，而不是妨礙效率。

2.過程和指令

AIS的程序和指令是它用於收集，存儲，檢索和處理數據的方法。這些方法都是手動和自動化的。數據可以來自內部來源（例如，員工）和外部來源（例如，客戶在線訂單）。程序和指令將被編碼為AIS軟件。但是，通過文件和培訓，程序和指示也應“編碼”員工。必須一致地遵循程序和指示以使其有效。

3。ais數據

AIS必須具有數據庫結構來存儲信息，例如結構化查詢語言（SQL），這是一種常用於數據庫的計算機語言。SQL允許在AIS中進行操作並檢索以報告目的的數據。AIS還將需要各種輸入屏幕用於不同類型的系統用戶和數據輸入，以及不同的輸出格式，以滿足不同用戶的需求和各種類型的信息。

AIS中所載的數據是與組織的商業實踐相關的所有財務信息。影響公司財務狀況的任何業務數據都應該進入AIS。

AIS中包含的數據類型取決於業務的性質，但它可能包含以下內容：

• 銷售訂單
• 客戶結算陳述
• 銷售分析報告
• 採購申請
• 供應商發票
• 檢查寄存器
• 總分類帳
• 庫存數據
• 工資信息
• 計時
• 稅收信息

該數據可用於準備會計陳述和財務報告，包括應收賬款，折舊或攤銷時間表，試驗平衡和損益表。在一個地方擁有所有這些數據-促進了企業的記錄，報告，分析，審計和決策活動。對於要有用的數據，它必須完整，準確和相關。

另一方面，不會進入AIS的數據示例包括備忘錄，對應，演示文稿和手冊。這些文件可能與公司財務關係有著切向關係，但不包括標準腳註，他們並不是公司財務記錄保存的一部分。

4.AIS軟件

AIS的軟件組件是用於存儲，檢索，處理和分析公司的財務數據的計算機程序。在有計算機之前，AIS是一款手冊，基於紙張的系統，但今天，大多數公司都使用計算機軟件作為AIS的基礎。小企業可能會使用Intuit的Quickbooks或Sage的Sage50會計，但還有其他3個中小型企業可能使用SAP的業務one.4中型和大型企業可能會使用microsof的動態GP，SageGroup的MAS90，或MAS200，Oracle的PeopleSoft，或EpicorFinancialManagement.5678

質量，可靠性和安全性是有效AIS軟件的關鍵組件。管理人員依賴其輸出的信息為本公司做出決定，他們需要高質量的信息來做出健全的決策。

可以自定義AIS軟件程序，以滿足不同類型業務的獨特需求。如果現有計劃不符合公司的需求，則該軟件也可以在內部開發，最終用戶的大量輸入，或者可以由專門為組織專門開發的第三方公司開發。該系統甚至可以外包給專業公司。

對於公開交易公司，無論軟件計劃和定制選項如何選擇業務，Sarbanes-Oxley法規將在一定程度上決定AIS的結構。這是因為SOX規定建立了內部控制和審計程序，其中有哪些公共公司必須遵守.9

5.IT基礎架構

信息技術基礎架構只是用於操作會計信息系統的硬件的花哨名稱。這些硬件項目中的大多數企業都需要擁有，並且可以包含以下內容：

• 計算機
• 移動設備
• 服務器
• 打印機
• 電湧保護器
• 路由器
• 存儲介質
• 備用電源

除了成本外，在選擇硬件時考慮的因素包括速度，存儲功能以及是否可以擴展和升級。

也許最重要的是，為AIS選擇的硬件必須與預期的軟件兼容。理想情況下，它不會兼容，但最佳的-一個笨重的系統將比快速的系統更不樂於助人。一種方式可以輕鬆滿足硬件和軟件兼容性要求是通過購買具有業務需求的硬件和軟件的交鑰匙系統。從理論上，購買交鑰匙系統意味著業務將獲得其AIS的硬件和軟件的最佳組合。

良好的AIS還應包括維護，維護，替換和升級硬件系統的組件的計劃，以及處理破損和過時的硬件的計劃，以便敏感數據完全被銷毀。

6.內部控制

AIS的內部控件是它包含以保護敏感數據的安全措施。這些可以像密碼一樣簡單，或者作為生物識別識別。生物識別安全協議可能包括存儲不會隨時間變化的人類特徵，例如指紋，語音和麵部識別。

AIS必須具有內部控制，以防止未經授權的計算機訪問，並限制對授權用戶的訪問，其中包括公司內的某些用戶。它還必須防止允許只能訪問系統的選擇的單個未經授權的文件訪問。

AIS包含不僅適用於公司的機密信息，還包含其員工和客戶。該數據可能包括：

• 社會安全號碼
• 薪酬和人事信息
• 信用卡號
• 客戶信息
• 公司財務數據
• 供應商和供應商的財務信息

AIS中的所有數據都應加密，並應記錄對系統的訪問並進行監控。系統活動也應該是可追溯的。

AIS還需要將其免受計算機病毒，黑客和其他內部和外部威脅的內部控件來網絡安全。它還必須保護免受可能導致數據丟失的自然災害和電力浪湧。

會計信息系統的實例

精心設計的AIS允許企業在日常運行時順利運行，而設計良好的AIS可能會阻礙其操作。對於AIS的第三種用途是，當企業陷入困境時，它的AIS中的數據可用於揭示出錯的故事。WorldCom和雷曼兄弟的案例提供了兩個例子。

worldcom

2002年，WorldCom的內部審計師尤金莫爾斯和辛西婭庫珀使用了公司的AIS在欺詐費用分配和其他會計參賽方面揭開了近40億美元.10他們的調查導致了斯科特沙裡瓦的終止，以及新的立法-404薩班斯-奧克斯利法案，調節公司內部NAL財務控制和程序.1112

雷曼兄弟

在調查雷曼崩潰的原因時，對其AIS和其他數據系統的審查是一個關鍵組成部分，以及文件收集和審查以及證人訪談。根據2,200頁，九批審查員的報告，搜索公司失敗的原因“需要廣泛的調查和審查雷曼的經營，交易，估值，財務，會計和其他數據系統，”

雷曼的系統提供瞭如何構建AIS的示例。雷曼在破產申請時，雷曼在破產備案時，雷曼維持了2600多個軟件系統和應用程序的拼湊而成……許多雷曼的系統是奧術，過時或非標準。“13

審查員決定將他的努力集中在似乎最相關的96個系統上。此考試需要培訓，學習和試驗和錯誤只是為了學習如何使用系統.14

瓦魯亞斯的報告還指出，“雷曼的系統非常相互依存，但他們的關係很難破譯，而且沒有充分地記錄。這需要非凡的努力來解開這些系統獲得必要的信息。”14

底線

AIS的六個組成部分都一起工作，幫助關鍵員工收集，存儲，管理，處理，檢索和報告其財務數據。具有良好和維護的會計信息系統，其有效準確是成功業務的不可或缺的組成部分。